Términos y condiciones de uso

Vigente desde el 18 de septiembre de 2026

1. Aceptación

Estos términos regulan el uso de Synbex, la plataforma web para administrar conjuntos residenciales, edificios y demás propiedades horizontales, ofrecida por Synbex (en adelante, “Synbex”, “nosotros”).

Al contratar el servicio, crear una cuenta o iniciar sesión, usted acepta estos términos y la Política de privacidad y tratamiento de datos personales. Si no está de acuerdo, no use la plataforma. Cuando exista un contrato o una propuesta comercial firmada con el Cliente, lo pactado allí prevalece sobre estos términos en lo que sea distinto.

2. Definiciones

Plataforma: el software Synbex, su sitio web, sus pantallas y los avisos que envía.
Cliente: la copropiedad, persona jurídica de propiedad horizontal, empresa administradora o persona que contrata Synbex para uno o más conjuntos.
Administrador: la persona que el Cliente designa para configurar la plataforma y gestionar sus usuarios.
Usuario: toda persona con una cuenta en la plataforma: administradores, residentes, propietarios, personal de portería, aseo o mantenimiento, y miembros del consejo.
Visitante: la persona cuyo ingreso al conjunto se registra en la plataforma sin que tenga cuenta propia.
Información del Cliente: todo lo que el Cliente y sus Usuarios cargan o generan en la plataforma: datos de personas, registros, fotografías, documentos, anuncios, votaciones y demás.

3. El servicio

Synbex es un software en la nube, ofrecido como servicio. Según el plan contratado, incluye módulos como portería y registro de visitantes, paquetería, reservas de áreas comunes, parqueaderos y su cobro, mantenimiento, aseo, anuncios, documentos, encuestas, asambleas y votaciones, reportes de novedades, notificaciones y reportes contables de apoyo.

Podemos mejorar, cambiar o retirar funciones con el tiempo. Si retiramos una función esencial de un plan vigente, avisaremos al Cliente con anticipación razonable.

4. Cuentas y acceso

Las cuentas son personales. Cada Usuario responde por guardar su contraseña y por lo que se haga con su cuenta.
El Administrador crea, modifica y desactiva las cuentas de su conjunto y asigna los permisos. Synbex no decide quién tiene acceso a la información de un conjunto.
Recomendamos activar la verificación en dos pasos cuando esté disponible. Algunos roles pueden tenerla como obligatoria.
Si sospecha un acceso no autorizado, cambie su contraseña y avísenos de inmediato a info@synbex.co.
Podemos cerrar sesiones o bloquear temporalmente una cuenta ante señales de uso indebido o intentos de acceso sospechosos.

5. Obligaciones del Cliente

El Cliente se compromete a:

Contar con la autorización de los titulares, o con otra base legal válida, para registrar en la plataforma los datos personales de residentes, empleados, visitantes y demás personas.
Informar a los visitantes, en la portería o por otro medio visible, que sus datos serán registrados, para qué y ante quién pueden ejercer sus derechos (aviso de privacidad).
Tener su propia política de tratamiento de datos personales como responsable de esa información, conforme a la Ley 1581 de 2012.
Mantener la información actualizada y veraz, y retirar el acceso de las personas que ya no deban tenerlo (por ejemplo, residentes que se mudan o empleados que se retiran).
Cumplir el reglamento de propiedad horizontal, las decisiones de la asamblea y la Ley 675 de 2001 en el uso que haga de la plataforma.
Pagar el servicio en los términos acordados.

6. Uso permitido

No está permitido:

Usar la plataforma para fines ilegales, para acosar, discriminar o exponer a otras personas, o para publicar contenido ofensivo o que infrinja derechos de terceros.
Registrar datos de personas sin base legal, o usar los datos de la plataforma para fines distintos a la administración del conjunto (por ejemplo, venderlos o hacer publicidad no autorizada).
Intentar acceder a información de otro conjunto, de otros usuarios o de partes de la plataforma para las que no tiene permiso.
Probar vulnerabilidades, saturar el servicio, usar programas automáticos para extraer información o eludir las medidas de seguridad.
Copiar, modificar, descompilar o revender la plataforma, o crear productos derivados de ella.

Si detecta una falla de seguridad, repórtela a info@synbex.co antes de divulgarla.

7. Planes, precio y pago

El precio, el plan, la cantidad de conjuntos o unidades cubiertas y la periodicidad del pago se definen en la propuesta comercial o el contrato con el Cliente.
Los valores se expresan en pesos colombianos y se les suman los impuestos que correspondan.
Si un pago no se recibe en la fecha acordada, podremos avisar y, pasado el plazo indicado en el aviso, suspender el servicio hasta que se ponga al día. La suspensión no borra la información del Cliente.
Podemos actualizar los precios para renovaciones futuras avisando con al menos 30 días de anticipación.

8. Disponibilidad y soporte

Hacemos esfuerzos razonables para que la plataforma esté disponible de forma continua, con copias de respaldo periódicas. Aun así, puede haber interrupciones por mantenimiento, fallas de proveedores, de internet o causas ajenas a nuestro control. Procuraremos hacer los mantenimientos en horarios de bajo uso y avisar los que sean largos.

El soporte se presta por los canales indicados al Cliente, en días y horarios hábiles, salvo que el contrato diga otra cosa. Se atiende principalmente al Administrador; los residentes deben dirigir sus solicitudes a la administración de su conjunto.

9. Información del Cliente

La Información del Cliente es del Cliente. Synbex la usa únicamente para prestar, mantener, asegurar y mejorar el servicio, y no la vende ni la comparte con fines comerciales.
Podemos usar información agregada y anónima (que no permita identificar personas ni conjuntos) para estadísticas de uso y mejoras del producto.
Cada conjunto ve solo su propia información. Dentro de un conjunto, cada Usuario ve lo que su rol le permite.
Al terminar el servicio, el Cliente puede pedir una copia de su información dentro del plazo indicado en la sección 15.

10. Datos personales

Respecto de los datos que el Cliente registra (residentes, empleados, visitantes y demás), el Cliente es el responsable del tratamiento y Synbex actúa como encargado: los trata por cuenta del Cliente, siguiendo sus instrucciones y solo para prestar el servicio. Respecto de los datos de contacto de nuestros clientes y de quienes nos escriben, Synbex es responsable. Los detalles están en la Política de privacidad y tratamiento de datos personales, que hace parte de estos términos.

11. Funciones con reglas propias

Lectura de documentos en portería

La lectura automática de cédulas y pasaportes es una ayuda para escribir menos. Puede fallar con documentos deteriorados, mala luz o cámaras de baja calidad. El personal de portería debe revisar que los datos leídos correspondan al documento y a la persona.

Asambleas y votaciones

La plataforma es una herramienta para organizar asambleas y registrar asistencia y votos. La validez de la convocatoria, el quórum, las mayorías, los poderes y el acta es responsabilidad del Cliente y de quien preside, conforme a la Ley 675 de 2001 y al reglamento del conjunto.

Cobro de parqueaderos

Cobrar el parqueo de visitantes requiere, entre otros, la aprobación de la asamblea y la inscripción correspondiente ante la DIAN. Los recibos que genera la plataforma son comprobantes internos, no facturas electrónicas. Las tarifas, su aprobación y las obligaciones tributarias son responsabilidad del Cliente.

Reportes contables

Los reportes de la plataforma son de apoyo a la gestión. No reemplazan la contabilidad oficial, la revisoría fiscal ni la asesoría de un contador.

Seguridad del conjunto

Synbex apoya la gestión de la portería, pero no presta servicios de vigilancia ni reemplaza el criterio del personal de seguridad del conjunto.

12. Servicios de terceros

Algunas funciones dependen de terceros, como el alojamiento de servidores, el envío de correos, la mensajería de WhatsApp (Meta), las notificaciones del navegador y la protección del sitio contra ataques (Cloudflare). Su funcionamiento está sujeto a las condiciones de esos proveedores, y no respondemos por sus interrupciones, aunque procuraremos alternativas razonables. El envío de mensajes de WhatsApp puede tener costos o requisitos adicionales que se informarán al Cliente.

13. Propiedad intelectual

La plataforma, su código, diseño, marca, logotipos y textos son de Synbex o de sus licenciantes. Mientras el servicio esté vigente, el Cliente y sus Usuarios reciben un permiso personal, no exclusivo e intransferible para usarla conforme a estos términos. Nada en estos términos transfiere la propiedad de la plataforma. El logo y la información que el Cliente carga siguen siendo suyos.

Si nos envía sugerencias o ideas de mejora, podemos usarlas libremente sin obligación de pago.

14. Responsabilidad

La plataforma se ofrece tal como está y según su disponibilidad. No garantizamos que esté libre de errores ni que se ajuste a todas las necesidades particulares del Cliente.
Synbex no responde por decisiones tomadas por el Cliente o sus Usuarios con base en la información de la plataforma, ni por información incorrecta cargada por ellos, ni por el uso indebido de cuentas por falta de cuidado de las contraseñas.
Tampoco responde por daños indirectos, lucro cesante o pérdida de oportunidades.
En la medida que la ley lo permita, la responsabilidad total de Synbex frente al Cliente se limita al valor pagado por el Cliente por el servicio durante los tres (3) meses anteriores al hecho que la origina.
Nada de lo anterior limita la responsabilidad por dolo o culpa grave, ni los derechos que la ley no permite renunciar.

15. Suspensión y terminación

El Cliente puede terminar el servicio según lo pactado en su contrato o, a falta de pacto, avisando por escrito con 30 días de anticipación.
Synbex puede suspender o terminar el servicio por falta de pago, por incumplimiento grave de estos términos o por orden de autoridad competente, avisando al Cliente salvo que la urgencia o la ley lo impidan.
Después de la terminación, el Cliente tiene 30 días para pedir una copia de su información en un formato de uso común. Pasado ese plazo, la información se elimina de forma segura, salvo la que debamos conservar por obligación legal. Las copias de respaldo se eliminan en su ciclo normal de rotación.

16. Confidencialidad

Synbex trata como confidencial la Información del Cliente y solo permite que la conozca el personal o los proveedores que la necesitan para prestar el servicio, bajo el mismo deber de reserva. El Cliente trata como confidencial la información no pública que conozca sobre la plataforma.

17. Cambios a estos términos

Podemos actualizar estos términos. La versión vigente siempre estará en esta página con su fecha. Si el cambio es importante, lo avisaremos al Cliente por correo o dentro de la plataforma antes de que entre a regir. Seguir usando la plataforma después de esa fecha implica aceptar la nueva versión.

18. Ley aplicable y solución de controversias

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las partes intentarán resolver cualquier diferencia de forma directa durante 30 días. Si no se logra, podrán acudir a los mecanismos alternativos de solución de conflictos o a los jueces competentes de Colombia.

19. Contacto

Synbex
Correo: info@synbex.co