Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Vigente desde el 18 de septiembre de 2026

Esta política explica cómo Synbex recoge, usa, guarda y protege los datos personales, y cómo las personas pueden conocerlos, actualizarlos, corregirlos o pedir su eliminación, en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (incorporado en el Decreto 1074 de 2015).

1. Quiénes somos

2. Responsable y encargado: a quién dirigirse

Synbex cumple dos papeles distintos, según de quién sean los datos:

• Como encargado del tratamiento. Los datos de residentes, propietarios, empleados, visitantes y demás personas de un conjunto los registra la copropiedad o su administración, que es la responsable. Synbex solo los guarda y procesa por cuenta de ella, siguiendo sus instrucciones y para prestarle el servicio.
• Como responsable del tratamiento. Los datos de nuestros clientes y sus contactos comerciales, de quienes nos escriben o piden información, y los registros técnicos del uso de la plataforma.

Si usted es residente o visitante de un conjunto, dirija sus consultas y reclamos primero a la administración de ese conjunto. Si nos escribe a nosotros, trasladaremos su solicitud a la administración y la apoyaremos para que le respondan dentro de los plazos de ley.

3. Marco legal y definiciones

Aplicamos los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Para esta política:

• Dato personal: cualquier información que identifique o permita identificar a una persona natural.
• Titular: la persona a quien se refieren los datos.
• Tratamiento: recoger, guardar, usar, circular o eliminar datos personales.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado: quien trata los datos por cuenta del responsable.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos biométricos o de salud.

4. Datos que tratamos

Según los módulos que use cada conjunto, la plataforma puede contener:

Lectura de documentos en portería. Cuando la portería usa la cámara para leer una cédula o pasaporte, la imagen se procesa en el propio celular o computador: no se envía a nuestros servidores ni se guarda. Solo se guardan los datos leídos que quedan en el registro de la visita.

5. Para qué los usamos

Por cuenta de los conjuntos (como encargado)

• Controlar el ingreso y la salida de visitantes y vehículos, y la seguridad del conjunto.
• Avisar a los residentes sobre visitas, paquetes, reservas, anuncios, asambleas y novedades, por correo, WhatsApp o notificaciones del navegador, según lo que cada persona tenga activado.
• Gestionar reservas de áreas comunes, parqueaderos, cobros, aseo, mantenimiento, documentos, encuestas, asambleas y votaciones.
• Generar reportes e informes para la administración del conjunto.

Por nuestra cuenta (como responsable)

• Crear y administrar las cuentas, verificar la identidad al iniciar sesión y recuperar contraseñas.
• Prestar soporte, atender solicitudes y cumplir el contrato con nuestros clientes, incluida la facturación.
• Proteger la plataforma: detectar accesos indebidos, prevenir fraudes y ataques, y auditar cambios.
• Mejorar el servicio con estadísticas de uso agregadas y anónimas.
• Enviar información comercial sobre Synbex a clientes y contactos que lo hayan aceptado. Puede pedir no recibirla en cualquier momento.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad de terceros.

6. Datos sensibles y de menores de edad

La fotografía de una persona puede considerarse un dato sensible. Ninguna persona está obligada a entregar datos sensibles, y para tratarlos se requiere su autorización expresa, salvo las excepciones de ley. Synbex no usa las fotografías para reconocimiento facial ni para identificar automáticamente a nadie.

Los datos de niños, niñas y adolescentes solo se tratan cuando el conjunto los registra (por ejemplo, como residentes de una unidad), respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con la autorización de su representante legal.

7. Autorización

• Para los datos que Synbex trata como encargado, la autorización la obtiene el conjunto, que es el responsable. Los conjuntos deben informar a residentes y visitantes, por ejemplo con un aviso de privacidad visible en la portería.
• Para nuestros clientes y contactos, la autorización se obtiene al contratar, al crear la cuenta o al escribirnos, y se conserva como prueba.
• No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como los datos de naturaleza pública o los requeridos por una autoridad en ejercicio de sus funciones.

8. Sus derechos

Como titular, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Pedir prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea necesaria.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o el encargado.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.

9. Cómo ejercer sus derechos

Escriba a info@synbex.co indicando su nombre, su número de documento, el conjunto al que está vinculado (si aplica), lo que solicita y un medio para responderle. Si actúa en nombre de otra persona, adjunte el documento que lo acredita.

• Consultas (conocer qué datos tenemos y cómo se usan): se responden en máximo 10 días hábiles. Si no es posible, le avisaremos el motivo y responderemos en máximo 5 días hábiles más.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión, revocatoria o incumplimiento): se responden en máximo 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles más avisándole el motivo. Si el reclamo está incompleto, le pediremos completarlo dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta, se entenderá desistido.

La supresión o revocatoria no procede cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Por ejemplo, mientras una persona sea residente o propietaria, el conjunto puede necesitar sus datos básicos para la administración de la copropiedad.

10. Con quién los compartimos

Solo compartimos datos con proveedores que necesitamos para prestar el servicio, bajo acuerdos de confidencialidad y seguridad:

• Alojamiento de servidores y copias de respaldo.
• Envío de correos electrónicos.
• Mensajería de WhatsApp (Meta Platforms), cuando el conjunto y la persona usan ese canal.
• Servicios de notificaciones de los navegadores (Google, Apple, Mozilla y otros), para quien las activa.
• Cloudflare, para proteger el sitio contra ataques y bots, y medir el tráfico sin cookies.

Algunos de estos proveedores pueden guardar o procesar información fuera de Colombia. En esos casos se trata de una transmisión internacional a un encargado, que se hace con garantías de protección adecuadas conforme a la ley colombiana.

También podemos entregar datos a autoridades que los soliciten en ejercicio de sus funciones legales, y, dentro de cada conjunto, a los usuarios que el conjunto autorice según su rol.

11. Seguridad

• Toda la comunicación viaja cifrada (HTTPS).
• Las contraseñas se guardan cifradas y se ofrece verificación en dos pasos.
• La información de cada conjunto está separada: un conjunto nunca ve datos de otro.
• Los permisos se asignan por rol, y las fotografías y documentos privados solo se muestran a usuarios con sesión y permiso.
• Las sesiones inactivas se cierran solas y se limitan los intentos repetidos de inicio de sesión.
• Se hacen copias de respaldo y se registran las acciones importantes para auditoría.

Ningún sistema es totalmente invulnerable. Si ocurre un incidente que afecte datos personales, lo informaremos a los conjuntos afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la ley.

12. Cuánto tiempo los guardamos

• Los datos de cada conjunto se conservan mientras el servicio esté vigente y según lo que el conjunto decida conservar o eliminar.
• Al terminar el servicio, el conjunto tiene 30 días para pedir una copia; después se eliminan, salvo lo que la ley obligue a conservar.
• Los registros técnicos del sistema se eliminan automáticamente a los 30 días.
• Los datos de clientes y contactos comerciales se conservan mientras dure la relación y el tiempo que exijan las normas contables y tributarias.

13. Cookies y almacenamiento en el navegador

Usamos solo lo necesario para que la plataforma funcione:

• Cookies de sesión y seguridad: mantienen su sesión iniciada y protegen los formularios contra ataques. Sin ellas no es posible iniciar sesión.
• Almacenamiento del navegador: recuerda preferencias como las opciones de accesibilidad (también guardadas en una cookie propia) y otros ajustes de pantalla. Queda en su dispositivo.
• Medición de tráfico: usamos una medición de visitas que no instala cookies ni rastrea a las personas entre sitios.

No usamos cookies de publicidad. Puede borrar las cookies desde la configuración de su navegador; si lo hace, tendrá que iniciar sesión de nuevo.

14. Cambios y vigencia

Esta política rige desde el 18 de septiembre de 2026. Si la cambiamos de forma importante, lo avisaremos en esta página y, cuando corresponda, por correo o dentro de la plataforma antes de que entre a regir. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras se cumplan las finalidades descritas y no exista una solicitud de supresión procedente.